为加强学会档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为学会发展服务,特制定本制度，制度包含文书档案和会计档案两部分。

第一部分  文书档案

第一章  总则

第一条 学会档案,是指学会从事管理以及其他各项活动直接形成的对学会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第二条 档案承办部门或承办人员应保证经办档案的完整(档案上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档,做到当日档案归档不过夜。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁

第二章  文件材料的收集管理

第三条 学会指定专人负责文件材料的管理,并按阶段统一归档。

第四条 文件材料的收集由经办人员负责整理,交秘书长审阅后归档。

第五条 一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办人员收集,交秘书处备案。会议文件由秘书处收集。

第三章  归档范围

第六条 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录等。

第七条 学会对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第八条 学会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录。

第九条 学会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十条 学会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十一条 学会的大事记及反映本学会重要活动的照

片、录音、录像等。

第十二条 学会经营项目有关资料。

第四章  归档要求

第十三条 档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

第十四条 归档的文件材料要及时完整,交接手续齐全,种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第十五条 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

第十六条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

第十七条 档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第十八条 案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。

第五章  档案管理人员职责

第十九条 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

第二十条 按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

第二十一条 工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护学会档案的完整与安全。

第六章  档案的利用

第二十二条 学会档案只有学会内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅。

第二十三条 档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报秘书长处理。

第二十四条 必须严格保密,不准泄露档案材料内容第二十四条如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

第二十五条 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

第二十六条 必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

第二十七条 不准转借,必须专人专用。

第二十八条 用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

第七章  附则

第二十九条 本制度由学会秘书处负责解释第三十条本制度自公布之日起实施。

第二部分  会计档案

第一条　为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。

第二条　会计档案是会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

（一）会计凭证：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第三条　学会每年形成的会计档案，应当按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

第四条　学会保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经学会负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。应当建立健全会计档案查阅、复制等级制度。

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分 为3年、5年、10年、15年、25年5类。

第五条　会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第六条　本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

第七条　保管期满的会计档案，除本办法第八条规定的情形外，可以按照以下程序销毁；

（一）由本学会档案保管会同会计提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）学会负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）销毁会计档案时，应当由档案保管和会计共同监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告本单位负责人。

第八条　保管期限但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第九条　采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案。

具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

第十条　学会因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

第十一条　单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出有业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

第十二条　单位合并后由原单位解散或一方存续其他

方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

第十三条　单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案名称、卷号、

册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第十四条　预算、计划、制度等文件材料，应当执行档

案管理规定，不适用本办法。

第十五条　保管期限

1、原始凭证：保管期限15年；

2、记账凭证：保管期限15年；

3、汇总凭证：保管期限15年；

4、总账：保管期限15年  包括日记总账；

5、明细账：保管期限15年；

6、日记账：保管期限15年；

7、现金和银行存款日记账保管25年。